Endlich wieder Veranstaltungen!

Die Tagungen der Zukunft sind hybrid

Endlich wieder Veranstaltungen! Das Jena Convention Bureau begrüßte am 11. September die Partner der Tagungsallianz zu einem Treffen in der Badehalle des Volksbads. Hier konnten sich die Teilnehmenden ein Bild davon machen, wie Tagungen unter den aktuellen Hygieneschutz-Bestimmungen aussehen können. Außerdem diente die Begegnung dazu, das Netzwerk der lokalen Dienstleister und Veranstalter zu pflegen und gemeinsam mit ihnen einen Blick in die Zukunft zu werfen.

Wie wichtig in der derzeitigen Situation die Vernetzung aller Beteiligten der Tagungsbranche ist, betonte Carsten Müller, Stellvertretender Werkleiter von JenaKultur, zu Beginn des Treffens. Innerhalb des Bundeslandes engagiert er sich in der kürzlich gegründeten Allianz der Thüringer Veranstaltungswirtschaft. In dem Gremium findet ein intensiver Dialog zu coronabedingten Themen statt, der für die Akteure der Branche essenziell ist.

Deutschland als gefragter Tagungsstandort

Wie steht es um die Tagungs- und Kongressbranche? Matthias Schultze, Managing Director des German Convention Bureau (GCB), zeigte sich in seinem Vortrag zwar einerseits verhalten optimistisch. Andererseits regte er ein grundsätzliches Umdenken in der Veranstaltungsbranche an. Denn die gewohnte Form der Veranstaltungen wird nach seiner Einschätzung nicht zurückkommen.

Als Pluspunkt ist zu sehen, dass Deutschland vor dem Auftreten von Corona die Top-Destination für Geschäftsreisen war. Rund 423 Mio. Menschen nahmen jährlich an Tagungen hierzulande teil. Außerdem wird der Umgang Deutschlands mit der Pandemie international als sehr positiv bewertet. Bis zur Markterholung wird jedoch noch einige Zeit vergehen. Damit ist frühestens 2022 zu rechnen. Pessimistischere Schätzungen gehen eher von 2024 aus.

Mit neuen Formaten der schwachen Nachfrage begegnen

Die Herausforderung für Veranstalter besteht deshalb darin, Ideen zu entwickeln, um diese Zeitspanne zu überstehen. Dabei müssen sie sich darauf einstellen, dass sich die Rahmenbedingungen ständig ändern. Umso wichtiger ist es, gemeinsam nach Lösungen zu suchen und sich gegenseitig mit neuen Ideen zu helfen. Dies lässt sich vor allem durch eine gute Vernetzung und stete Kommunikation realisieren.

Matthias Schultze zeigte denkbare zeitliche Szenarien für die Erholung der Branche auf. Dabei haben Faktoren wie Reisebeschränkungen und die Risikoaversion der potenziellen Teilnehmer einen starken Einfluss. Seine Prognose lautet: Hybride Formate, bei denen reale Events mit virtuellen Inhalten angereichert werden und sich Interessenten online zuschalten können, werden künftig dominieren. Nach einer Umfrage des GCB boten Veranstalter bereits vor der Corona-Pandemie rund 1 Mio. hybride Meetings und Events an. Diese Entwicklung beschleunigt sich angesichts der derzeitigen Einschränkungen. In dem Zusammenhang ist „Inklusion“ ein wichtiges Stichwort. Eine inklusive Veranstaltung ermöglicht allen Teilnehmenden, online oder direkt vor Ort dabei zu sein. Wer nicht zur Tagung reisen darf oder möchte, soll dennoch teilnehmen können. Veranstalter müssen demzufolge künftig niedrigschwellig einladen, um entsprechende Teilnehmerzahlen zu erreichen.

Besucher mit attraktivem Rahmenprogramm überzeugen

Einen größeren Stellenwert als bisher erhält das Miteinander am Veranstaltungsort. Attraktive Rahmenprogramme, Atmosphäre und Emotionen werden in Zukunft immer wichtiger. Denn Face-to-Face-Gespräche sind nicht ersetzbar. Das haben die Erfahrungen der letzten Monate gezeigt. Jetzt ist der Zeitpunkt, neue Formate mit kreativen Dramaturgien auszuprobieren und innovative Konzepte zu entwickeln.

Jenny Marx vom Jena Convention Bureau stellte die Ergebnisse einer Umfrage unter den Mitgliedern der Tagungsallianz vor. Hier zeigte sich konkret der starke Rückgang der Anfragen im Veranstaltungsbereich. Viele Jenaer Dienstleister befinden sich in einer schwierigen wirtschaftlichen Situation. Hoffnung macht, dass kleinere Veranstaltungen langsam wieder nachgefragt werden. Übereinstimmend mit dem Vortrag erwarten die Unternehmen eine Verbesserung ab 2022. In der Diskussion äußerten Teilnehmende den Wunsch nach mehr Erfahrungsaustausch unter den Partnern. Das Jena Convention Bureau wird die Anpassung an die aktuellen Entwicklungen mit Informationen, Austausch und Vermittlung unterstützen.